Guide complet pour la préparation à l’audit de renouvellement Qualiopi : Préconisations et conseils d’une auditrice

La certification Qualiopi, aspire à rester un standard incontournable pour les organismes de formation souhaitant bénéficier des fonds publics et mutualisés. Sa vocation : garantir la qualité des processus mis en place par ces entités. Alors que la certification est délivrée pour une durée de trois ans, son renouvellement est une étape importante pour maintenir cette reconnaissance et continuer à bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cet article vise à guider les organismes de formation dans leur préparation au renouvellement de la certification Qualiopi, en abordant les étapes essentielles et les meilleures pratiques à adopter.

Comprendre le cadre du renouvellement de Qualiopi

Le renouvellement de la certification Qualiopi doit être effectué tous les trois ans. Depuis votre dernier audit, des indicateurs ont été mis à jour et précisés en réponse aux demandes de transparence des certifiés et liées notamment aux évolutions du secteur de la formation professionnelle. Il est donc essentiel de bien comprendre ces modifications et d’évaluer votre propre conformité par rapport aux exigences actuelles.

De plus, votre organisme a vécu ! Il a pris en expérience, peut-être vécu des boulversements et l’audit vient s’assurer que cela n’a pas affecté la qualité de votre organisation, que l’apprenant est toujours au coeur de toutes vos actions. C’est l’esprit de Qualiopi.

Préparation en amont pour le renouvellement de votre certification qualité

Évaluation interne

La première étape vers un renouvellement réussi consiste à réaliser une auto-évaluation exhaustive. Cela implique de revoir tous les processus et les pratiques actuels en les comparant aux critères et indicateurs de Qualiopi.

  1. Assurez vous que vos documents de communication soient à jour (plaquettes, catalogues, programmes de formation, pages de site internet…) en indiquant la date de mise à jour et le numéro de version sur le document. Faites-le également pour les ressources pédagogiques. Assurez-vous de la mise à jour de vos indicateurs de résultats.
  2. Concernant ces indicateurs de résultats, assurez-vous d’avoir passé en revue les retours des parties-prenantes issus des enquêtes ou d’éventuelles réclamations. Assurez vous d’avoir traité les demandes, d’avoir fait évoluer en conséquence votre organisation/ vos contenus, afin de pouvoir en justifier
  3.  Mettez à jour vos outils de veille et assurez vous d’avoir mené des actions en conséquence afin d’en apporter la preuve à l’auditeur Qualiopi (exploitation de la veille !!)
  4. Identifiez les possibles adaptations menées sur des parcours pour répondre à l’indicateur 10 souvent difficile à cerner.
  5. Contrôlez la mise à jour de vos outils de suivi des ressources (organigramme, suivi des sous-traitants, plan de développement des compétences etc.)
  6. Menez une action auprès de vos sous-traitants pour vous assurer qu’ils respectent le référentiel.
  7. Vérifiez votre conformité au référentiel sur la partie accueil de personnes en situation de handicap : les avez-vous bien identifiées, si oui, en avez-vous constaté, si oui qu’avez vous mené à bien pour faciliter leur intégration dans son parcours ? Votre liste de ressources est-elle à jour ? Votre référent est-il à jour en matière d’actualisation des connaissances/ compétences
  8. Menez un auto-audit sur un ou deux dossiers et balayez votre process, entrainez vous à aller chercher les preuves (par exemple sur la session X de 5 jours du 15 au 20 octobre, ai-je bien déroulé mon process : analyse du besoin de chaque apprenant/de l’entreprise, définition d’objectifs cohérents, positionnement, information sur les conditions de déroulement, évaluation, envoi des ressources, envoi des enquêtes, relances…)
  9. Relisez vos précédents rapports et notamment les précédentes non-conformités le cas échéant pour vous assurer de votre conformité (l’auditeur peut insister sur ces indicateurs)
  10. Assurez-vous d’avoir respecté la charte d’usage de la marque Qualiopi.

Mise à jour des processus

Suite à l’évaluation interne, il convient de mettre à jour les processus et les pratiques conformément aux manques identifiés ou à de nouvelles exigences. Cela peut inclure la formation/sensibilisation des employés et sous-traitants, la mise à jour des documents internes, et l’amélioration de votre système de gestion de la qualité.

Documentation et preuves à fournir

Préparer et organiser les documents et les preuves nécessaires est une étape fondamentale qui vous permettra de gagner en sérénité le jour J. Je vous recommande de créer une liste exhaustive des documents types utilisés et de maintenir un système de gestion documentaire rigoureux pour faciliter l’accès et la présentation des preuves lors de l’audit. Certains pensent à tort qu’en perdant du temps à chercher des documents l’auditeur en regardera moins… C’est globalement faux et vous risquez d’agaccer l’auditeur, qui vous pourra vous dire de chercher pendant la pause, se le notera, pour avancer sur la suite.

La procédure de l’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement se déroulera selon une série d’étapes bien définies. Tout d’abord, il procèdera à un échantillonage, je vous conseille donc de dresser une liste des sessions ayant eu lieu avec le nombre de stagiaires, les modalités pédagogiques et de financement pour l’aider à guider son choix. Ensuite il examinera les preuves en lien avec chaque indicateur et évaluera les pratiques en place.

Se préparer minutieusement à cet audit est primordial : je vous recommande vivement de réaliser un audit à blanc pour s’assurer que tous les processus fonctionnent de manière fluide et conforme.

Gestion des non-conformités et actions correctives

Il est possible que l’audit révèle certaines non-conformités, même lorsqu’un audit à blanc a été réalisé et n’en a pas relevé. Dans ce cas pas de panique, une gestion efficace et rapide est possible.

1. Identification et analyse des non-conformités

Dès que des non-conformités sont identifiées lors de l’audit, il est essentiel de bien les comprendre en échangeant avec l’auditeur. Cela inclut la nature de la non-conformité, l’écart avec le niveau attendu, et les preuves associées jugées insuffisantes par l’auditeur. Une lecture de l’indicateur de son niveau attendu, des exemples des éléments de preuves permettra une analyse approfondie qui aidera à comprendre les causes sous-jacentes de la non-conformité.

2. Élaboration du plan d’actions correctives

Pour chaque non-conformité identifiée, un plan d’actions correctives spécifique doit être développé. Ce plan devrait inclure :

  • Actions à prendre : Détaillez les mesures spécifiques qui seront mises en œuvre pour corriger la non-conformité.
  • Responsabilités : Assignez chaque action à un membre de l’équipe le cas échéant.
  • Délais : Fixez des échéances claires pour la réalisation de chaque action.
  • Ressources nécessaires : Identifiez toutes les ressources requises pour mener à bien les actions, telles que les outils, les formations, ou le soutien externe.

Dans le cas d’une non-conformité mineure, la présentation du plan d’action si jugé pertinent par l’auditeur suffit. La vérification de la mise en oeuvre se fera à la surveillance. Dans le cadre d’une majeure, l’auditeur ne rendra son rapport qu’une fois celle(s)-ci levée(s). Ce n’est qu’une fois la NC levée que la certification peut vous être délivrée… attention aux délais !

3. Mise en oeuvre des actions

Que ce soit sur des NC mineures ou majeures, la mise en œuvre des actions correctives doit être suivie de près. Il est important de communiquer régulièrement avec les équipes concernées pour s’assurer que les actions sont réalisées dans les délais et selon les modalités prévues. Des réunions de suivi périodiques peuvent être utiles pour évaluer les progrès et ajuster le plan si nécessaire, afin de le communiquer rapidement à l’auditeur.

4. Vérification et validation

Une fois les actions correctives mises en œuvre, il est essentiel de vérifier leur efficacité. Cela peut nécessiter un audit interne ou une revue par l’auditeur. Il est important que les actions prises résolvent effectivement les non-conformités sans introduire de nouveaux problèmes.

5. Documentation 

Toutes les actions entreprises et les résultats obtenus doivent être documentés de manière exhaustive. Un rapport final détaillant les non-conformités, les actions correctives prises, et l’efficacité de ces actions sera rédigé par l’auditeur. Ce rapport sera la base sur laquelle l’auditeur s’appuiera à l’audit suivant et pour le renouvellement de la certification.

6. Préparation pour l’audit de surveillance

Préparez-vous pour l’audit de surveillanc en organisant les preuves des actions correctives prises pour les NC mineures et en vous assurant que tous les changements sont bien intégrés dans les processus organisationnels. Cela démontrera non seulement la conformité mais aussi l’engagement envers l’amélioration continue.

 

Le renouvellement de la certification Qualiopi est donc une opportunité pour les organismes de formation de réaffirmer leur engagement envers la qualité. En suivant les étapes décrites et en se préparant de manière adéquate, vous pourrez aborder cette étape importante de la vie de votre entreprise avec confiance et sérénité.

Ne laissez pas le renouvellement de votre certification Qualiopi devenir une source de stress. Anticipez et planifiez votre préparation en vous appuyant éventuellement sur un conseil expert pouvant vous fournir une assistance sur-mesure.

Si vous avez des questions spécifiques ou si vous souhaitez discuter d’aspects particuliers non couverts ici, n’hésitez pas à me contacter.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi, mise en place par le gouvernement français suite à la réforme de la formation professionnelle (LOI n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel), représente une étape cruciale pour les acteurs de la formation professionnelle en France. Elle vise à garantir la qualité des formations proposées par les organismes de formation en France et à renforcer la confiance des bénéficiaires et des financeurs.

Qu’est-ce que Qualiopi ?

La certification Qualiopi, dont le nom est une contraction de « Qualité » et « Opérationnel », permet aux organismes de formation de prouver leur conformité aux exigences du référentiel national de qualité, défini par le décret du 6 juin 2019. Cette certification devient une référence incontournable pour quiconque souhaite offrir des formations professionnelles en France. Elle atteste que les prestations de formation répondent aux critères de qualité définis par le référentiel. Elle garantit également que l’organisme de formation dispose de processus solides pour planifier, mettre en œuvre et évaluer ses formations, dans le but d’assurer une expérience de formation optimale pour les apprenants.

La procédure de certification repose sur des audits, selon des cycles de trois années : une personne habilitée par un « organisme certificateur » se rend dans vos locaux (ou à distance, ou dans tout lieu adapté à l’audit) pour vérifier la conformité de vos processus avec les critères et indicateurs du référentiel. Vous lui présentez un par un les éléments de preuve permettant d’apprécier la bonne mise en oeuvre des processus que vous avez définis, adaptés à votre organisation.

Elle comprend :

  • L’audit initial permet de vérifier que les actions de développement des compétences répondent aux exigences requises. En cas de résultats satisfaisants, la certification est délivrée pour trois ans ;
  • L’audit de surveillance, intervient au bout d’un an et demi (à mi-parcours de votre cycle de certification) et permet de s’assurer de la bonne application du référentiel ;
  • En cas de demande de renouvellement de certification de votre part, l’audit de renouvellement s’effectue durant la troisième année avant l’expiration de la certification.

La durée de chacun des audits varie en fonction du chiffre d’affaires relatif à vos activités et du nombre de catégories d’actions.

Les Exigences de Qualiopi

La certification Qualiopi couvre un large éventail d’aspects de la formation, garantissant ainsi une approche holistique de la qualité. Ces aspects essentiels sont en corrélation avec les mots-clés clés de la formation professionnelle en France :

  1. Conception des Formations : Les formations doivent être élaborées de manière à répondre aux besoins des apprenants tout en respectant les standards pédagogiques. Cela implique la définition claire des objectifs pédagogiques et des méthodes d’évaluation.
  2. Moyens Pédagogiques : Les ressources mises à disposition des apprenants, qu’il s’agisse de supports de cours, d’outils numériques ou de matériels, doivent être adaptées et de qualité. L’adaptation aux nouvelles technologies et aux méthodes d’enseignement en ligne (FOAD) est devenue cruciale.
  3. Compétences des Formateurs : Les formateurs, en tant que maillons essentiels du processus de formation, doivent démontrer leurs compétences, leur expérience et leur expertise dans le domaine enseigné. La formation de formateurs est un aspect important de cette exigence.
  4. Adaptation aux Besoins des Bénéficiaires : Les formations doivent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants. Cette personnalisation est souvent basée sur une évaluation initiale des compétences et des objectifs de formation.
  5. Prise en Compte des Retours d’Expérience : Les retours d’expérience des apprenants et des évaluations doivent être analysés de manière systématique pour améliorer constamment la qualité de la formation. L’utilisation de questionnaires et d’entretiens avec les apprenants est courante à cette fin.
  6. Démarche d’Amélioration Continue : Les organismes de formation doivent mettre en place une démarche proactive pour identifier et résoudre les problèmes potentiels, ainsi que pour améliorer en permanence la qualité de leurs formations. Cela nécessite une culture de l’évaluation et de l’amélioration constante.

Qu’est ce que les non-conformité au référentiel ?

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel.

Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Il vous faut alors les lever afin d’obtenir ou conserver votre certification. Pour éviter les non-conformités, se faire accompagner ou conseiller est la solution la plus pertinente.

Qualiopi comme Sésame pour les Financements Publics et CPF

Il est important de noter que la certification Qualiopi est devenue un critère incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et à la prise en charge par le Compte Personnel de Formation (CPF). Cela signifie que sans cette certification, il est difficile, voire impossible, de bénéficier des ressources financières publiques pour développer et dispenser des formations.

Renforcement de la Crédibilité et de la Visibilité

Outre l’accès aux financements, la certification Qualiopi offre un avantage concurrentiel indéniable. Elle renforce la crédibilité et la visibilité des organismes de formation auprès de leurs bénéficiaires et partenaires. Les clients et les financeurs peuvent avoir confiance en la qualité des formations proposées, ce qui contribue à renforcer la réputation et la pérennité de l’organisme de formation dans un marché de plus en plus concurrentiel. Il faut savoir qu’il existe d’autres labels de qualité dans le monde de la formation !

 

En conclusion, la certification Qualiopi est bien plus qu’un simple tampon d’approbation. Elle incarne l’engagement envers l’excellence dans la formation professionnelle en France, garantissant que les apprenants bénéficient de formations de qualité supérieure, adaptées à leurs besoins, et soutenues par des processus solides d’évaluation et d’amélioration continue. Pour les nouveaux entrants dans le domaine de la formation professionnelle, la certification Qualiopi représente une opportunité précieuse de se démarquer, de gagner la confiance des clients et des financeurs, et de contribuer activement à l’avenir de la formation professionnelle.

Si vous êtes un nouvel acteur de la formation et que vous cherchez à obtenir ou à maintenir la certification Qualiopi, je suis là pour vous accompagner. En tant qu’experte en formation je vous guide à chaque étape du processus, de la préparation initiale à la mise en œuvre des améliorations nécessaires. Contactez-moi pour en savoir plus. Votre réussite est ma priorité.