La formation de formateur : un prérequis légal ou une nécessité pédagogique ?

La formation professionnelle, un secteur en perpétuelle évolution, soulève une question fondamentale pour tous ceux souhaitant démarrer ou professionnaliser leur activité de formateur : est-il obligatoire de suivre une formation spécifique pour former des adultes ? Ou, cette nécessité est-elle en passe de devenir une exigence légale et donc incontournable ? Ce débat s’ancre à la fois dans les cadres légaux actuels et dans une réflexion plus large sur l’importance de la pédagogie ou plutôt l’andragogie dans l’apprentissage adulte. Cet article se propose de plonger au cœur de cette problématique, analysant les exigences légales et l’importance de la formation pédagogique pour les formateurs professionnels.

L’aspect légal

Les exigences actuelles

Selon l’Article L6352-1 du Code du Travail, toute personne intervenant dans le domaine de la formation professionnelle doit pouvoir justifier des titres ou qualités en rapport avec les prestations fournies. Cette exigence vise à garantir que les formateurs possèdent les compétences et connaissances nécessaires pour former efficacement. De plus, les indicateurs 17, 21 et 22 du référentiel Qualiopi mettent l’accent sur la compétence pédagogique des intervenants, soulignant l’importance de disposer de formateurs qualifiés et compétents.

Cependant, malgré ces dispositions légales, la réalité sur le terrain révèle souvent un écart entre les exigences et les pratiques. Trouver des professionnels qualifiés dans leur domaine et capables de transmettre efficacement leur savoir reste un défi majeur pour de nombreux organismes de formation. Cette situation souligne la nécessité d’une réflexion approfondie sur les moyens d’attirer et de former des formateurs compétents.

La réalité sur le terrain

Face à cette difficulté de trouver des formateurs à la fois experts dans leur domaine et doués en pédagogie, la question se pose : comment améliorer la situation ? La réponse pourrait résider dans une approche plus structurée de la formation des formateurs, allant au-delà des exigences légales.

L’importance pédagogique

Andragogie vs. pédagogie traditionnelle

L’andragogie, la science d’apprendre aux adultes, se distingue de la pédagogie traditionnelle qui s’adresse principalement aux enfants. Les adultes possèdent des expériences de vie riches qui influencent leur manière d’apprendre. Ils sont motivés par des besoins d’apprentissage applicables à leurs vies professionnelles ou personnelles et préfèrent être impliqués activement dans leur processus d’éducation. En tant que formateurs, comprendre ces nuances est crucial pour concevoir et animer des formations qui résonnent véritablement avec un public adulte.

Les principes de l’andragogie suggèrent que la formation pour adultes devrait être centrée sur le participant, proposer des expériences d’apprentissage basées sur des situations réelles, encourager l’exploration autonome et reconnaître la valeur des expériences vécues comme base de l’apprentissage. Ainsi, un formateur efficace n’est pas seulement un expert dans son domaine, mais aussi un facilitateur capable de guider les apprenants à travers un processus d’apprentissage significatif et applicable.

Développer des compétences pédagogiques

Pour embrasser pleinement l’importance pédagogique dans la formation, il est indispensable que les formateurs développent un ensemble de compétences clés :

  • Conception de parcours engageants : Savoir concevoir des séquences pédagogiques qui captivent et maintiennent l’intérêt des apprenants est fondamental. Cela inclut la création d’objectifs d’apprentissage clairs, l’utilisation de supports variés (vidéos, études de cas, simulations) et la conception d’activités interactives.
  • Techniques d’animation : Les formateurs doivent maîtriser diverses techniques d’animation pour faciliter des sessions dynamiques et inclusives. Cela peut impliquer la gestion des discussions de groupe, l’utilisation efficace des questions pour stimuler la réflexion et l’engagement, ainsi que la capacité à adapter le rythme de la formation en fonction des besoins des apprenants.
  • Facilitation de la réflexion et de l’autoévaluation : Encourager les apprenants à réfléchir sur leurs expériences et à évaluer leurs propres apprentissages est essentiel pour une intégration profonde des connaissances. Des techniques telles que les bilans menant à la réflexion, les feedbacks entre pairs et les autoévaluations guidées peuvent être particulièrement efficaces.
  • Adaptabilité et réponse aux besoins des apprenants : La capacité à ajuster le contenu et la méthode en temps réel, en fonction des réactions et des besoins des apprenants, est une compétence essentielle pour tout formateur. Cela nécessite une écoute active et une sensibilité aux dynamiques de groupe.
  • Utilisation des technologies éducatives : Dans un monde de plus en plus numérisé, la familiarité avec les outils d’apprentissage en ligne et les technologies éducatives devient indispensable. Savoir comment intégrer efficacement ces technologies dans les parcours d’apprentissage peut enrichir l’expérience de formation et offrir de nouvelles possibilités d’engagement.

L’excellence en matière de formation exige bien plus qu’une expertise dans un domaine spécifique. Elle requiert une compréhension approfondie de la manière dont les adultes apprennent et une maîtrise des techniques pédagogiques qui peuvent rendre l’apprentissage vivant, pertinent et transformateur. Les formateurs qui investissent dans le développement de ces compétences clés ne font pas seulement preuve de professionnalisme ; ils contribuent à élever le niveau de qualité dans le domaine de la formation professionnelle, en répondant efficacement aux besoins et aux aspirations de leurs apprenants.

Vers une obligation de formation ?

Alors que le cadre législatif actuel offre une certaine marge de manœuvre, la tendance semble évoluer vers une formalisation accrue des qualifications requises pour exercer en tant que formateur. Cette évolution est motivée par la volonté d’assurer une qualité d’enseignement supérieure, répondant aux besoins spécifiques d’un public adulte de plus en plus exigeant et diversifié. La question n’est donc pas de savoir si une formation est nécessaire, mais plutôt quand et comment ces exigences vont s’intensifier.

L’évolution potentielle des normes et réglementations pourrait imposer une formation spécifique, non seulement comme un avantage concurrentiel mais comme une condition sine qua non de la pratique professionnelle. Cette perspective met en lumière l’importance pour les formateurs actuels et futurs de se préparer à ces changements, en investissant dans leur développement professionnel dès maintenant.

Mon avis : un impératif de formation

Face aux enjeux légaux et pédagogiques actuels, il devient clair que la formation des formateurs dépasse la simple conformité aux normes. Elle s’inscrit dans une démarche qualitative, visant à enrichir l’expérience d’apprentissage des adultes. Les compétences pédagogiques, loin d’être innées, se cultivent et s’améliorent, bénéficiant tant aux enseignants qu’aux apprenants.

Les formateurs, qu’ils soient novices ou expérimentés, doivent envisager la formation continue non pas comme une contrainte, mais comme une opportunité de développement professionnel et personnel. La qualité de l’enseignement en formation professionnelle repose sur cette volonté de se perfectionner constamment, d’explorer de nouvelles méthodes et de s’adapter aux besoins changeants des apprenants.

Alors on fait quoi concrètement ?

Tout d’abord, une première formation de formateur ! Il en existe dès 5 jours qui permettent d’acquérir les bases

Si vous avez le temps et le budget/financement, il existe des parcours plus longs.

Si vous avez déjà une formation de base, voici des exemples de formations complémentaires à suivre pour se maintenir à niveau, ou aller plus loin :

Techniques avancées d’andragogie :

Tel que de l’approfondissement des stratégies pour former les adultes, incluant la gestion de la diversité des apprenants, l’intégration des expériences de vie dans l’apprentissage, et le développement de formations centrés sur l’apprenant, Ceci vous permettra d’améliorer l’engagement des adultes en adaptant les méthodes pédagogiques aux besoins spécifiques de cette tranche d’âge.

L’utilisation des technologies educatives :

Telles que des formations spécifiques ou non, sur les outils numériques les plus récents, tels que les applications interactives, et les méthodes d’évaluation numérique. Ceci vous permettra de varier les techniques, d’animer à distance, d’augmenter l’efficacité pédagogique à travers l’intégration de technologies adaptées, améliorant ainsi l’accessibilité et l’interaction dans vos formations.

Développement de contenus E-Learning

Telle que des techniques de création de modules d’apprentissage en ligne, y compris l’écriture de scripts pour vidéos éducatives, la conception de quiz interactifs, et l’utilisation de la gamification. Cela vous permettra de concevoir des expériences d’apprentissage à distance captivantes et efficaces afin de transmettre en asynchrone et de proposer une nouvelle modalité.

Facilitation de groupes :

Découvrez des stratégies pour faciliter les discussions de groupe, résoudre les conflits, et encourager la collaboration et l’engagement des apprenants. Selon moi, une nécessité absolue !!Cela vous permettra de renforcer votre capacité à gérer efficacement les dynamiques de groupe et à maintenir un environnement d’apprentissage productif et respectueux.

Évaluation et mesure des performances des apprenants :

Formez vous à des méthodes avancées pour évaluer les progrès des apprenants et l’efficacité des programmes de formation, incluant l’analyse des données d’apprentissage et les feedbacks formatifs.

Absolument indispensable et pourtant souvent bâclée, cette compétence-clé vous permet de renforcer la mesure de l’impact de la formatoin. Cela permet une amélioration continue de votre parcours, au-delà du bénéfice pour l’apprenant.

Sensibilisation culturelle et inclusion :

Techniques pour créer un environnement inclusif et respectueux, comprenant la sensibilisation aux différentes cultures, identités, et besoins spécifiques des apprenants. Cela vous permer de vous réparer à travailler efficacement dans des environnements multiculturels et à répondre aux besoins de tous les apprenants.

Développement personnel et gestion du stress :

Des formations en stratégies pour la gestion du stress, la pleine conscience, et l’amélioration des compétences de communication interpersonnelle peuvent vous aider à maintenir votre bien-être et à améliorer vos interactions avec les apprenants.

Et pourquoi pas une certification ?

Si vous me suivez, vous savez que je suis friande de validation officielle !! Une formation certifiante dans des domaines spécifiques peut avoir un intérêt, de valider les compétences acquises par une évaluation reconnue.

Guide complet pour la préparation à l’audit de renouvellement Qualiopi : Préconisations et conseils d’une auditrice

La certification Qualiopi, aspire à rester un standard incontournable pour les organismes de formation souhaitant bénéficier des fonds publics et mutualisés. Sa vocation : garantir la qualité des processus mis en place par ces entités. Alors que la certification est délivrée pour une durée de trois ans, son renouvellement est une étape importante pour maintenir cette reconnaissance et continuer à bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cet article vise à guider les organismes de formation dans leur préparation au renouvellement de la certification Qualiopi, en abordant les étapes essentielles et les meilleures pratiques à adopter.

Comprendre le cadre du renouvellement de Qualiopi

Le renouvellement de la certification Qualiopi doit être effectué tous les trois ans. Depuis votre dernier audit, des indicateurs ont été mis à jour et précisés en réponse aux demandes de transparence des certifiés et liées notamment aux évolutions du secteur de la formation professionnelle. Il est donc essentiel de bien comprendre ces modifications et d’évaluer votre propre conformité par rapport aux exigences actuelles.

De plus, votre organisme a vécu ! Il a pris en expérience, peut-être vécu des boulversements et l’audit vient s’assurer que cela n’a pas affecté la qualité de votre organisation, que l’apprenant est toujours au coeur de toutes vos actions. C’est l’esprit de Qualiopi.

Préparation en amont pour le renouvellement de votre certification qualité

Évaluation interne

La première étape vers un renouvellement réussi consiste à réaliser une auto-évaluation exhaustive. Cela implique de revoir tous les processus et les pratiques actuels en les comparant aux critères et indicateurs de Qualiopi.

  1. Assurez vous que vos documents de communication soient à jour (plaquettes, catalogues, programmes de formation, pages de site internet…) en indiquant la date de mise à jour et le numéro de version sur le document. Faites-le également pour les ressources pédagogiques. Assurez-vous de la mise à jour de vos indicateurs de résultats.
  2. Concernant ces indicateurs de résultats, assurez-vous d’avoir passé en revue les retours des parties-prenantes issus des enquêtes ou d’éventuelles réclamations. Assurez vous d’avoir traité les demandes, d’avoir fait évoluer en conséquence votre organisation/ vos contenus, afin de pouvoir en justifier
  3.  Mettez à jour vos outils de veille et assurez vous d’avoir mené des actions en conséquence afin d’en apporter la preuve à l’auditeur Qualiopi (exploitation de la veille !!)
  4. Identifiez les possibles adaptations menées sur des parcours pour répondre à l’indicateur 10 souvent difficile à cerner.
  5. Contrôlez la mise à jour de vos outils de suivi des ressources (organigramme, suivi des sous-traitants, plan de développement des compétences etc.)
  6. Menez une action auprès de vos sous-traitants pour vous assurer qu’ils respectent le référentiel.
  7. Vérifiez votre conformité au référentiel sur la partie accueil de personnes en situation de handicap : les avez-vous bien identifiées, si oui, en avez-vous constaté, si oui qu’avez vous mené à bien pour faciliter leur intégration dans son parcours ? Votre liste de ressources est-elle à jour ? Votre référent est-il à jour en matière d’actualisation des connaissances/ compétences
  8. Menez un auto-audit sur un ou deux dossiers et balayez votre process, entrainez vous à aller chercher les preuves (par exemple sur la session X de 5 jours du 15 au 20 octobre, ai-je bien déroulé mon process : analyse du besoin de chaque apprenant/de l’entreprise, définition d’objectifs cohérents, positionnement, information sur les conditions de déroulement, évaluation, envoi des ressources, envoi des enquêtes, relances…)
  9. Relisez vos précédents rapports et notamment les précédentes non-conformités le cas échéant pour vous assurer de votre conformité (l’auditeur peut insister sur ces indicateurs)
  10. Assurez-vous d’avoir respecté la charte d’usage de la marque Qualiopi.

Mise à jour des processus

Suite à l’évaluation interne, il convient de mettre à jour les processus et les pratiques conformément aux manques identifiés ou à de nouvelles exigences. Cela peut inclure la formation/sensibilisation des employés et sous-traitants, la mise à jour des documents internes, et l’amélioration de votre système de gestion de la qualité.

Documentation et preuves à fournir

Préparer et organiser les documents et les preuves nécessaires est une étape fondamentale qui vous permettra de gagner en sérénité le jour J. Je vous recommande de créer une liste exhaustive des documents types utilisés et de maintenir un système de gestion documentaire rigoureux pour faciliter l’accès et la présentation des preuves lors de l’audit. Certains pensent à tort qu’en perdant du temps à chercher des documents l’auditeur en regardera moins… C’est globalement faux et vous risquez d’agaccer l’auditeur, qui vous pourra vous dire de chercher pendant la pause, se le notera, pour avancer sur la suite.

La procédure de l’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement se déroulera selon une série d’étapes bien définies. Tout d’abord, il procèdera à un échantillonage, je vous conseille donc de dresser une liste des sessions ayant eu lieu avec le nombre de stagiaires, les modalités pédagogiques et de financement pour l’aider à guider son choix. Ensuite il examinera les preuves en lien avec chaque indicateur et évaluera les pratiques en place.

Se préparer minutieusement à cet audit est primordial : je vous recommande vivement de réaliser un audit à blanc pour s’assurer que tous les processus fonctionnent de manière fluide et conforme.

Gestion des non-conformités et actions correctives

Il est possible que l’audit révèle certaines non-conformités, même lorsqu’un audit à blanc a été réalisé et n’en a pas relevé. Dans ce cas pas de panique, une gestion efficace et rapide est possible.

1. Identification et analyse des non-conformités

Dès que des non-conformités sont identifiées lors de l’audit, il est essentiel de bien les comprendre en échangeant avec l’auditeur. Cela inclut la nature de la non-conformité, l’écart avec le niveau attendu, et les preuves associées jugées insuffisantes par l’auditeur. Une lecture de l’indicateur de son niveau attendu, des exemples des éléments de preuves permettra une analyse approfondie qui aidera à comprendre les causes sous-jacentes de la non-conformité.

2. Élaboration du plan d’actions correctives

Pour chaque non-conformité identifiée, un plan d’actions correctives spécifique doit être développé. Ce plan devrait inclure :

  • Actions à prendre : Détaillez les mesures spécifiques qui seront mises en œuvre pour corriger la non-conformité.
  • Responsabilités : Assignez chaque action à un membre de l’équipe le cas échéant.
  • Délais : Fixez des échéances claires pour la réalisation de chaque action.
  • Ressources nécessaires : Identifiez toutes les ressources requises pour mener à bien les actions, telles que les outils, les formations, ou le soutien externe.

Dans le cas d’une non-conformité mineure, la présentation du plan d’action si jugé pertinent par l’auditeur suffit. La vérification de la mise en oeuvre se fera à la surveillance. Dans le cadre d’une majeure, l’auditeur ne rendra son rapport qu’une fois celle(s)-ci levée(s). Ce n’est qu’une fois la NC levée que la certification peut vous être délivrée… attention aux délais !

3. Mise en oeuvre des actions

Que ce soit sur des NC mineures ou majeures, la mise en œuvre des actions correctives doit être suivie de près. Il est important de communiquer régulièrement avec les équipes concernées pour s’assurer que les actions sont réalisées dans les délais et selon les modalités prévues. Des réunions de suivi périodiques peuvent être utiles pour évaluer les progrès et ajuster le plan si nécessaire, afin de le communiquer rapidement à l’auditeur.

4. Vérification et validation

Une fois les actions correctives mises en œuvre, il est essentiel de vérifier leur efficacité. Cela peut nécessiter un audit interne ou une revue par l’auditeur. Il est important que les actions prises résolvent effectivement les non-conformités sans introduire de nouveaux problèmes.

5. Documentation 

Toutes les actions entreprises et les résultats obtenus doivent être documentés de manière exhaustive. Un rapport final détaillant les non-conformités, les actions correctives prises, et l’efficacité de ces actions sera rédigé par l’auditeur. Ce rapport sera la base sur laquelle l’auditeur s’appuiera à l’audit suivant et pour le renouvellement de la certification.

6. Préparation pour l’audit de surveillance

Préparez-vous pour l’audit de surveillanc en organisant les preuves des actions correctives prises pour les NC mineures et en vous assurant que tous les changements sont bien intégrés dans les processus organisationnels. Cela démontrera non seulement la conformité mais aussi l’engagement envers l’amélioration continue.

 

Le renouvellement de la certification Qualiopi est donc une opportunité pour les organismes de formation de réaffirmer leur engagement envers la qualité. En suivant les étapes décrites et en se préparant de manière adéquate, vous pourrez aborder cette étape importante de la vie de votre entreprise avec confiance et sérénité.

Ne laissez pas le renouvellement de votre certification Qualiopi devenir une source de stress. Anticipez et planifiez votre préparation en vous appuyant éventuellement sur un conseil expert pouvant vous fournir une assistance sur-mesure.

Si vous avez des questions spécifiques ou si vous souhaitez discuter d’aspects particuliers non couverts ici, n’hésitez pas à me contacter.

Guide complet de conformité au RGPD pour les organismes de formation

Introduction

Dans le paysage numérique actuel, où les données personnelles circulent librement et massivement, la protection de ces informations est devenue une préoccupation majeure, tant pour les individus que pour les organisations. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018, incarne cette préoccupation au sein de l’Union européenne, en posant des règles strictes pour le traitement des données personnelles. Pour les organismes de formation professionnelle, le RGPD n’est pas seulement un cadre légal à respecter ; c’est une opportunité de renforcer la confiance avec les apprenants et de garantir un niveau élevé de protection des données.

Le secteur de la formation professionnelle, par nature, traite une quantité significative de données personnelles : des informations sur les apprenants, leur parcours professionnel, leurs compétences, jusqu’à leurs informations de contact et bien plus encore. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’enregistrer ou renouveller une certificatoin professionnelle inscrite au RS ou au RNCP de France compétences ! Ainsi, la conformité au RGPD devient essentielle, non seulement pour se conformer à la loi, mais aussi pour assurer la sécurité de ces données et maintenir la confiance des apprenants et des partenaires.

Cette introduction au RGPD pour les organismes de formation professionnelle vise à éclairer sur l’importance de ce règlement, à démystifier ses principaux principes et à souligner l’impact positif de sa mise en œuvre. À travers cet article, nous explorerons ensemble comment naviguer dans le cadre du RGPD, en mettant en lumière les obligations spécifiques qui incombent aux organismes de formation, ainsi que les étapes clés pour une mise en conformité réussie. L’objectif ici est de vous fournir un guide pratique et complet pour sécuriser les données et renforcer la confiance dans votre organisme de formation.

Comprendre le RGPD : fondamentaux pour les organismes de formation et formateurs indépendants

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation mise en place par l’Union européenne pour renforcer et unifier la protection des données pour tous les individus au sein de l’UE. Pour les organismes de formation professionnelle, une compréhension approfondie de ce cadre réglementaire est cruciale, car elle impacte directement la manière dont ils collectent, traitent, et gèrent les données personnelles de leurs apprenants.

Principes clés du RGPD

Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux qui doivent guider les pratiques de traitement des données de tout organisme :

  • Licéité, loyauté et transparence : Les données doivent être traitées de manière légale, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée.
  • Limitation des finalités : Les données collectées doivent être utilisées uniquement pour des fins clairement établies au moment de leur collecte.
  • Minimisation des données : Seules les données nécessaires pour atteindre les objectifs spécifiés doivent être collectées.
  • Exactitude : Les données doivent être exactes et tenues à jour.
  • Limitation de la conservation : Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
  • Intégrité et confidentialité : Les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité, incluant la protection contre le traitement non autorisé ou illégal, la perte, la destruction ou les dommages accidentels.

Pourquoi le RGPD est essentiel dans le secteur de la formation

Les organismes de formation traitent une vaste gamme de données personnelles, incluant non seulement les informations d’identification, mais aussi des données sur les performances et le progrès des apprenants, qui peuvent être sensibles. Ces données peuvent être stockées numériquement ou sur support physique. Le RGPD impose aux formateurs indépendants et aux OF de respecter les principes ci-dessus, assurant ainsi que les données des apprenants sont traitées avec le plus haut niveau de sécurité et de respect.

La conformité au RGPD aide à bâtir une relation de confiance solide entre les apprenants et les organismes de formation, ce qui est essentiel pour un environnement d’apprentissage sain et productif. Elle signale également aux apprenants que leurs droits sont respectés et que leur vie privée est protégée, ce qui est particulièrement important dans un monde où les préoccupations concernant la confidentialité des données sont en constante augmentation.

En respectant le RGPD, les organismes de formation démontrent leur engagement envers la protection des données et la confidentialité, ce qui peut devenir un avantage compétitif significatif. Non seulement cela permet de se conformer à la législation et d’éviter de potentielles amendes, mais cela renforce également la réputation de l’organisme comme étant digne de confiance et attentif aux besoins et aux droits de ses apprenants.

Dans la section suivante, nous explorerons les obligations spécifiques imposées par le RGPD aux organismes de formation et comment celles-ci peuvent être mises en œuvre de manière efficace pour garantir la conformité.

Obligations des organismes de formation sous le RGPD

Pour les organismes de formation professionnelle, le RGPD instaure un ensemble d’obligations légales conçues pour assurer une protection rigoureuse des données personnelles des apprenants. Ces obligations ne sont pas seulement des contraintes légales mais des étapes importantes pour garantir la confidentialité, l’intégrité, et la sécurité des informations personnelles. Voici les principales responsabilités à prendre en compte :

Consentement et gestion des données des apprenants

  • Consentement éclairé : Avant de collecter ou de traiter les données personnelles d’un apprenant, il est impératif d’obtenir son consentement explicite. Ce consentement doit être donné de manière libre, spécifique, éclairée, et univoque. Il est également essentiel de fournir aux apprenants la possibilité de retirer leur consentement à tout moment facilement. Cela ne se limite pas à une politique de confidentialité sur votre site internet. NB : Cela concerne des données qui iraient au delà de ce qui permet la contractualisation (nom, prénom, adresse). En revanche dès que l’on touche à des données sensibles telle qu’une situation de handicap, il faut être vigilant.
  • Droits des personnes concernées : Les apprenants ont plusieurs droits sous le RGPD, tels que le droit à l’information, le droit d’accès, le droit de rectification, le droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), et le droit à la portabilité des données. Les organismes de formation doivent mettre en place des procédures pour répondre efficacement à ces demandes.

Sécurité des données et violations de données : que faire ?

  • Sécurité des données : Il est crucial d’implémenter des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’altération, ou l’accès non autorisé. Cela inclut le chiffrement des données, l’assurance d’une sécurité informatique robuste, et la formation des employés sur les pratiques de sécurité des données. Concernant des supports physiques, une simple armoire fermée à clé suffit.
  • Notification de violation de données : En cas de violation de données personnelles (par exemple, une fuite de données), le RGPD exige que les autorités de protection des données soient notifiées dans les 72 heures suivant la découverte de la violation. Si la violation est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des individus, ceux-ci doivent également être informés sans délai.

La conformité avec ces obligations nécessite non seulement une compréhension approfondie du RGPD mais aussi un engagement continu à maintenir et à améliorer les pratiques de gestion des données. Les organismes de formation doivent régulièrement réviser leurs politiques et procédures de protection des données pour s’assurer qu’elles restent conformes aux exigences du RGPD et reflètent les meilleures pratiques du secteur.

En intégrant ces obligations au cœur de leurs opérations, les organismes de formation peuvent non seulement éviter les conséquences légales et financières d’une non-conformité mais aussi renforcer la confiance et la loyauté de leurs apprenants. La section suivante détaillera les étapes clés que les organismes de formation peuvent suivre pour assurer leur conformité au RGPD, soulignant l’importance d’une approche proactive dans la gestion de la protection des données personnelles.

Mise en conformité : étapes clés pour les OF

La mise en conformité avec le RGPD est un processus continu qui exige de la rigueur et un engagement à protéger les données personnelles des apprenants. Pour les organismes de formation professionnelle, voici les étapes clés à suivre pour garantir cette conformité :

Audit RGPD : évaluer votre situation actuelle

  1. Réalisation d’un audit : Commencez par évaluer vos processus actuels de collecte, de traitement, et de stockage des données pour identifier où et comment les données personnelles sont gérées. Cela comprend l’examen des contrats avec les fournisseurs et les partenaires pour s’assurer qu’ils respectent également le RGPD.
  2. Identification des lacunes : Repérez les domaines où votre organisme peut ne pas être totalement conforme au RGPD. Cela peut inclure des pratiques de collecte de données excessives, des politiques de conservation des données inadéquates, ou l’absence de mesures de sécurité appropriées.

Politique de confidentialité : éléments à inclure

  1. Transparence : Votre politique de confidentialité doit clairement articuler comment et pourquoi vous collectez des données personnelles, comment elles sont utilisées, où elles sont stockées, et à qui elles peuvent être divulguées.
  2. Droits des utilisateurs : Assurez-vous que votre politique de confidentialité informe les utilisateurs de leurs droits en vertu du RGPD, y compris comment ils peuvent exercer ces droits.

Formation du personnel et sensibilisation

  1. Programmes de formation : Il est essentiel que tout le personnel manipulant des données personnelles soit formé sur les principes du RGPD et sur les procédures spécifiques de votre organisme pour la protection des données.
  2. Culture de la protection des données : Encouragez une culture organisationnelle où la protection des données est une priorité pour tous. Cela inclut la sensibilisation régulière aux risques et aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données.

Mise en place de mesures techniques et organisationnelles

  1. Sécurité des données : Mettez en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes, ou les fuites. Cela peut inclure le chiffrement, l’utilisation de pare-feu, et des audits de sécurité réguliers.
  2. Gestion des violations de données : Élaborez des procédures claires pour répondre rapidement et efficacement en cas de violation de données, conformément aux exigences du RGPD.

En suivant ces étapes, les organismes de formation peuvent non seulement s’assurer de leur conformité avec le RGPD mais aussi renforcer la confiance de leurs apprenants en montrant un engagement fort envers la protection de leurs données. Cette conformité ne se limite pas à éviter les sanctions ; elle est un élément central de la réputation et de la compétitivité de l’organisme dans le secteur de la formation professionnelle.

La prochaine section explorera les bonnes pratiques RGPD spécifiques aux organismes de formation, offrant des conseils pratiques pour maintenir et améliorer la conformité au quotidien.

Bonnes pratiques RGPD pour les organismes de formation

La conformité au RGPD ne se limite pas à suivre une liste de tâches ; elle implique l’adoption d’une approche proactive et consciente de la protection des données. Pour les organismes de formation professionnelle, intégrer les bonnes pratiques RGPD dans leurs opérations quotidiennes est essentiel pour sécuriser les données des apprenants et renforcer la confiance. Voici des stratégies clés à mettre en œuvre :

Gestion des données sensibles des apprenants

  • Minimisation des données : Collectez uniquement les données strictement nécessaires pour les objectifs de formation. Cela réduit le risque de violations de données et simplifie la gestion des informations.
  • Conservation limitée : Définissez des politiques claires pour la durée de conservation des données personnelles, en les supprimant de manière sécurisée une fois qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Outils et logiciels conformes au RGPD

  • Sélection rigoureuse : Choisissez des outils et logiciels qui respectent les principes du RGPD, notamment ceux qui offrent des options de chiffrement et qui sont transparents sur leurs propres pratiques de protection des données. Notamment quand il s’agit par exemple de solutions de surveillance d’examens à distance (proctoring)
  • Contrats de traitement : Assurez-vous que tous les fournisseurs et partenaires externes avec lesquels vous partagez des données personnelles ont signé des contrats de traitement des données conformes au RGPD, garantissant ainsi la protection des informations à chaque étape.

Audits et évaluations réguliers

  • Contrôles de conformité : Effectuez régulièrement des audits de conformité au RGPD pour identifier et corriger les éventuelles lacunes dans vos pratiques de protection des données.
  • Évaluation d’impact sur la protection des données (EIPD) : Pour les nouveaux projets ou changements significatifs dans le traitement des données, menez des EIPD pour évaluer et atténuer les risques potentiels pour la vie privée des individus.

Formation continue et sensibilisation

  • Mise à jour des compétences : Gardez le personnel informé des dernières évolutions du RGPD et des meilleures pratiques en matière de sécurité des données grâce à des formations régulières.
  • Culture de confidentialité : Encouragez une culture d’entreprise où la protection de la vie privée et des données est valorisée et prise en compte dans toutes les décisions et pratiques.

En intégrant ces bonnes pratiques dans leur fonctionnement quotidien, les organismes de formation peuvent non seulement assurer leur conformité au RGPD mais aussi démontrer leur engagement envers la sécurité et la confidentialité des données. Cela contribue à établir un climat de confiance et de transparence avec les apprenants, essentiel pour une expérience d’apprentissage enrichissante et sécurisée.

La prochaine section fournira des ressources utiles et des points de contact pour les organismes de formation cherchant à naviguer dans le paysage complexe de la conformité au RGPD, assurant ainsi que le soutien et les conseils nécessaires soient toujours à portée de main.

Ressources utiles et assistance pour la conformité au RGPD

Pour naviguer efficacement dans le paysage complexe de la conformité au RGPD, les organismes de formation peuvent s’appuyer sur une variété de ressources et de canaux d’assistance. Que ce soit pour démarrer le processus de conformité, pour des vérifications régulières, ou pour des ajustements suite à des changements réglementaires ou opérationnels, voici des ressources clés et des conseils pratiques.

Guides officiels et documentation

  • La CNIL :Il s’agit de l’autorité nationale chargée de la protection des données, qui fournit des guides, des FAQ, des formations ou des webinaires sur le RGPD. Leur site web est une mine d’informations précieuses: https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on

Formations et webinaires

  • Formations en ligne : De nombreuses plateformes proposent des cours sur le RGPD, allant des bases à des sujets plus avancés spécifiques à certains secteurs, comme la formation professionnelle – voir sur FUN MOOC
  • Webinaires : Des experts en protection des données organisent régulièrement des sessions en ligne pour discuter des dernières évolutions du RGPD et partager des bonnes pratiques. – voir sur Webikeo

Conseillers en protection des données et services juridiques

  • Délégué à la Protection des Données (DPO) : Pour les organismes de formation qui traitent des données à grande échelle ou des données sensibles, la nomination d’un DPO est recommandée, voire obligatoire. Ces professionnels peuvent fournir des conseils internes sur la conformité au RGPD.
  • Cabinets de conseil  spécialisés : Pour des besoins spécifiques ou des situations complexes, faire appel à des experts externes en protection des données peut s’avérer judicieux. Je recommander personnellemenr de faire appel dans ce domaine à Mme Karine BARS 

Communautés et Forums

  • Forums en ligne : Les forums spécialisés dans la protection des données sont d’excellents lieux pour poser des questions, échanger des expériences, et obtenir des conseils de pairs ou d’experts.
  • Réseaux professionnels : Rejoindre des groupes LinkedIn ou des associations professionnelles axées sur la protection des données peut offrir des opportunités de networking et d’apprentissage.

Conclusion

La conformité au RGPD est un parcours exigeant mais essentiel pour les organismes de formation professionnelle. Elle représente une opportunité de renforcer la confiance et la sécurité, des valeurs fondamentales dans l’éducation et la formation. En exploitant les ressources disponibles, en restant informé des meilleures pratiques, et en s’engageant activement dans le processus de conformité, les organismes de formation peuvent non seulement respecter la réglementation mais aussi valoriser et protéger efficacement les données de leurs apprenants.

Avec un engagement continu et une approche proactive, la conformité au RGPD devient moins un obstacle réglementaire et plus un avantage stratégique, renforçant la réputation, la confiance, et la qualité de l’offre de formation.

Gérants d’OF, testez vos connaissances en matière d’obligations légales

Aujourd’hui je vous propose un articme sur un format légèrement différent : je vous propose de faire ce petit quiz sur les différentes obligations des organismes de formation.

Vous êtes prêt ? C’est parti !

Question 1 : pour dispenser des ateliers dans une association, je dois obligatoirement détenir un NDA.

✔️Vrai

✖️Faux

Question 2 : : pour obtenir mon NDA, je dois déjà avoir donné une formation

✔️Vrai

✖️Faux

Question 3 : Pour ma communication, je dois obligatoirement intégrer mon NDA rédigé de la sorte : « Enregistré sous le numéro … Cet enregistrement vaut agrément de l’État. »

✔️Vrai

✖️Faux

Question 4 : J’ai le choix de faire un contrat ou une convention de formation, c’est la même chose.

✔️Vrai

✖️Faux

Question 5 : en tant qu’organisme de formation je peux demander une exonération de TVA.

✔️Vrai

✖️Faux

Question 6 : Je dois informer chaque année l’état du nombre de stagiaires que j’ai formés.

✔️Vrai

✖️Faux

Question 7 : en tant qu’organisme de formation avec déclaration d’activité, je dois être en mesure de fournir avec mon BPF des documents comptables spécifiques.

✔️Vrai

✖️Faux

 

Vous avez répondu à toutes les questions ? Voici les réponses !

Question 1 : pour dispenser des ateliers dans une association, je dois obligatoirement détenir un NDA.

Vrai

✖️Faux

La déclaration d’activité est obligatoire uniquement dans le cadre de la formation professionnelle continue. Un atelier ou une sensibilisation ne relève pas forcément de ce cadre. Mais alors comment savoir si ce sera au nom de la formation ?

C’est le code du travail qui définit la notion d’action de développement des compétences. Elles sont juridiquement caractérisées par la combinaison de trois dispositions :

  • les objectifs généraux de la formation, article L. 6311-1 du Code du Travail ;
  • l’appartenance de l’action à la typologie des actions concourant au développement des compétences, article L. 6313-1 du Code du Travail ;
  • la conformité des modalités de déroulement, Article. D. 6313-3-1et suivant du Code du Travail, et Art. D. 6353-1 du Code du Travail.

La formation professionnelle a pour objet de favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l’emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l’accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale. Article L. 6311-1 du Code du Travail.

Question 2 : : pour obtenir mon NDA, je dois déjà avoir donné une formation

✔️Vrai

Faux

La déclaration doit être effectuée au plus tard dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. Article R. 6351-1 du Code du Travail.

Question 3 : Pour ma communication, je dois obligatoirement intégrer mon NDA rédigé de la sorte : « Enregistré sous le numéro … Cet enregistrement vaut agrément de l’État. »

Vrai

✖️Faux

Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : « Enregistré sous le numéro … Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. » Article L. 6352-12 du Code du Travail.

Question 4 : J’ai le choix de faire un contrat ou une convention de formation, c’est la même chose.

Vrai

✖️Faux

La convention de formation est conclue entre l’organisme de formation et une personne morale, de droit public ou de droit privé : entreprise, association, collectivité publique. Elle peut être tripartite, par exemple dans le cas du bilan de compétences.

Une personne physique peut entreprendre une formation à titre individuel et à ses frais. Un contrat de formation professionnelle est alors conclu entre l’organisme de formation et une personne physique ; il est nominatif. Article L. 6353-3 du Code du Travail.

Question 5 : en tant qu’organisme de formation je peux demander une exonération de TVA.

✔️Vrai

Faux

Les organismes de formation de droit privé ayant déclaré leur activité peuvent choisir d’être exonérés de la TVA pour les opérations réalisées dans le cadre de la formation professionnelle. Article 293 B du Code Général des Impôts

L’exonération ne concerne que les activités entrant dans le champ de la formation professionnelle ainsi que les prestations de service ou livraisons de biens qui leur sont étroitement liées : fourniture de documents pédagogiques aux stagiaires, hébergement, repas.

La facturation se fera sans mention de taxe, que le client soit ou non assujetti à la TVA. Lorsque l’organisme est exonéré de TVA au titre de son activité de formation, il précisera sur sa facture qu’il est exonéré de TVA en application de l’article 261-4-4° du Code Général des Impôts.

Question 6 : Je dois informer chaque année l’état du nombre de stagiaires que j’ai formés.

✔️Vrai

Faux

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle doit fournir, avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier. Articles L. 6352-11 et R. 6352-23 du Code du Travail.

Ce bilan porte sur le dernier exercice comptable clos de l’organisme de formation.

Le bilan pédagogique et financier indique :

1° les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;

2° le nombre de stagiaires accueillis ;

3° le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau,

des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle ;

4° la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;

5° les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ;

6° les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.

Articles L. 6352-11 et R. 6352-22 du Code du Travail.

Question 7 : en tant qu’organisme de formation avec déclaration d’activité, je dois être en mesure de fournir avec mon BPF des documents comptables spécifiques.

Vrai

✖️Faux

Les dispensateurs de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année :

  • un bilan ;
  • un compte de résultat ;
  • une annexe.

Article L. 6352-6 du Code du Travail.

Ces comptes annuels sont établis selon les principes et méthodes définis au Code du Commerce. Article D. 6352-16 du Code du Travail.

Les organismes à activités multiples doivent, quel que soit leur statut, suivre d’une façon distincte en comptabilité l’activité qu’ils exercent au titre de la formation professionnelle. Articles L. 6352-7 et D. 6352-18 du Code du Travail.

Aucune obligation en revanche de les fournir AVEC le BPF. « Sur demande des inspections compétentes, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice
clos sont transmis par l’organisme de formation. » Article L. 6352-11 du Code du Travail.

Alors, quel est votre score ? 🤔😄😉

Partenariat avec un certificateur

Le partenariat avec un certificateur selon France compétences : un levier pour aller chercher des financements et prouver la qualité de son dispositif de formation

Le monde de la formation professionnelle en France est en pleine mutation, notamment avec l’impulsion de France compétences. Se pencher sur la certification devient crucial pour garantir la qualité et la pertinence des formations. Mais comment fonctionne un partenariat avec un certificateur et pourquoi est-ce si avantageux ?

France compétences, créée par la loi « Avenir professionnel » de 2018, est l’autorité nationale qui assure la gouvernance de la formation professionnelle et de l’apprentissage. Dans un contexte où les compétences sont plus que jamais au cœur de la compétitivité, obtenir une certification reconnue est crucial.

Qu’est-ce qu’un certificateur ?

Un certificateur est un organisme de formation privé ou une institution publique (telle qu’un ministère), qui a fait une demande d’enregistrement qui a été acceptée par France compétence. Il est alors chargé, tel qu’il l’aura défini dans sa demande, d’évaluer la qualité des compétences développées en formation par un (ou des) examen(s) et de délivrer des certifications professionnelles. Le rôle du certificateur est de garantir que les compétences acquises correspondent aux besoins réels du marché du travail, mais aussi de s’assurer de la qualité du dispositif de certification.

Qu’est-ce qu’un partenariat ?

Lors de la demande d’enregistrement de sa certification à France compétences, le certificateur peut avoir prévu la mise en place de partenariat avec des organismes de formation. Il aura ainsi défini une procédure d’habilitation afin de pouvoir « louer » sa certification. Cela permet aux organismes de formation de pouvoir se positionner sur une certification professionnelle, en s’évitant les coûts liés à l’ingénierie de certification, ainsi que la veille lourde et spécifique à mener pour les dossiers de demande.

Les avantages d’un partenariat avec un certificateur :

      • Légitimité et reconnaissance : Un partenariat avec un certificateur reconnu offre une légitimité sur le marché, valorisant ainsi la formation.
      • Employabilité : Les apprenants ayant obtenu une certification reconnue ont davantage de chances de trouver un emploi ou d’évoluer professionnellement. En effet, qui dit enregistrement aux répertoires, dit employabilité.

Comment choisir le bon certificateur ?

      • Champ de compétences : Assurez-vous que la certification visée correspond bien à votre dispositif de formation.
      • Historique en tant que certificateur : identifiez depuis combien de temps le certificateur évolue dans le milieu.
      • Ouverture aux partenariat : assurez-vous qu’il accepte de conclure des partenariats
      • Processus d’audit : Un bon certificateur dispose d’un processus d’évaluation transparent et rigoureux.

Processus de partenariat :

      • Étape préliminaire : Recherchez et identifiez les certificateurs pertinents pour votre domaine.
      • Établissement du contact : Prenez rendez-vous et discutez des modalités de partenariat.
      • Négociation : Établissez un accord clair sur les responsabilités, les coûts, les délais, etc.

Challenges et obstacles possibles :

      • Coûts : certains certificateurs pratiquent un coût à l’entrée, d’autres appliquent un coût par apprenant présenté à la certification, d’autres encore, les deux.
      • Adéquation : Toutes les formations ne peuvent pas forcément correspondre à un dispositif certifiant existant.
      • Adaptation : Il peut être nécessaire de réaliser des adaptations dans son programme de formation afin de coller aux attentes du certificateur.

Dans un paysage professionnel en constante évolution, s’associer à un certificateur reconnu par France compétences est un atout inestimable. C’est un investissement pour l’avenir, tant pour les organismes de formation que pour les apprenants.

Qualiopi – Nouveaux entrants, quelles spécifités ?

Comme nous l’avons vu dans l’article dédié à la découverte de ce qu’est la certification Qualiopi, il est possible de mener à bien les démarches pour demander son obtention lorsque l’on démarre son activité de formation.

Qu’est ce qu’un nouvel entrant au sens de Qualiopi ?

Au sens de Qualiopi, à sa publication, un « nouvel entrant » faisait référence à un organisme de formation qui entre pour la première fois dans le processus de certification Qualiopi, qui venait de démarrer son activité. Cela peut donc être un organisme de formation qui n’a pas encore été certifié ou qui n’a jamais été évalué par rapport au référentiel Qualiopi. Le décret applicable depuis le 1er septembre 2023 précise qu’il faut être dans sa première année d’acitivité (Obtention de NDA auprès de la DREETS depuis moins d’un an).

Quelles sont les spécificités de l’audit pour les nouveaux entrants ?

Attention ! La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

L’audit pour les nouveaux entrants comporte certaines spécificités importantes. Lors de l’audit initial pour la certification Qualiopi, les auditeurs évalueront en particulier :

  1. La Mise en Place des Processus : Les auditeurs examineront attentivement comment l’organisme de formation a mis en place les processus nécessaires pour répondre aux critères du référentiel Qualiopi. Cela comprend la conception des formations, les moyens pédagogiques, la gestion des formateurs, etc.
  2. L’Engagement envers l’Amélioration Continue : Les nouveaux entrants doivent démontrer leur engagement envers l’amélioration continue de la qualité de leurs formations. Les auditeurs évalueront si des mécanismes d’évaluation et d’amélioration sont en place.
  3. La Personnalisation des Formations : L’adaptation des formations aux besoins spécifiques des bénéficiaires sera également scrutée de près. Les auditeurs chercheront des preuves de la personnalisation des formations en fonction des besoins des apprenants.

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2,3,11,13,14,19,22,24,25,26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées : la formalisation du processus à l’audit initial est auditée, la mise en œuvre effective de l’indicateur est vérifiée à l’audit de surveillance.

Comment me préparer efficacement à l’audit initial en tant que nouvel entrant ?

  1. Comprendre le Référentiel : Familiarisez-vous en profondeur avec le référentiel Qualiopi. Identifiez les critères spécifiques qui s’appliquent à votre catégorie d’actions.
  2. Collecte de Preuves : Choisissez et rassembler soigneusement toutes les preuves documentaires nécessaires pour démontrer que votre organisme de formation répond aux exigences du référentiel.
  3. Formation et Sensibilisation : Assurez-vous que votre équipe soit formée et consciente des exigences de Qualiopi. La formation du personnel est un élément clé de la préparation.
  4. Simulation d’Audit : Il peut être utile de faire une simulation d’audit interne pour identifier les éventuels écarts et les corriger avant l’audit officiel.
  5. Assistance Externe : Vous pouvez envisager de faire appel à un consultant ou une organisation spécialisée dans la certification Qualiopi pour vous guider dans le processus.

Je n’ai pas encore toutes mes formations de définies, puis-je tout de même passer Qualiopi ?

Oui, il est possible de passer l’audit Qualiopi même si toutes vos formations ne sont pas encore définies. Cependant, il est essentiel de noter que l’audit portera sur toutes les formations présentes au catalogue, sur lesquelles vous communiquez. Vous devrez démontrer que ces formations répondent aux critères de qualité du référentiel. Si vous prévoyez d’ajouter de nouvelles formations ultérieurement, vous devrez les soumettre à la même rigueur et aux mêmes processus que vous aurez défini.

Et maintenant ?

Si vous souhaitez en tant que nouvel entrant envisager le processus de certification Qualiopi, vous devez vous préparer de manière approfondie en comprenant les spécificités de l’audit, en rassemblant des preuves solides de conformité, et vous assurant que vos collaborateurs et partenaires sont conscients des exigences. Même si toute votre offre n’est pas encore définie, il est possible, et d’ailleurs je vous recommande même, de commencer dès maintenant d’envisager la certification en se concentrant sur les formations existantes, tout en préparant votre développement à l’avenir.

 

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi, mise en place par le gouvernement français suite à la réforme de la formation professionnelle (LOI n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel), représente une étape cruciale pour les acteurs de la formation professionnelle en France. Elle vise à garantir la qualité des formations proposées par les organismes de formation en France et à renforcer la confiance des bénéficiaires et des financeurs.

Qu’est-ce que Qualiopi ?

La certification Qualiopi, dont le nom est une contraction de « Qualité » et « Opérationnel », permet aux organismes de formation de prouver leur conformité aux exigences du référentiel national de qualité, défini par le décret du 6 juin 2019. Cette certification devient une référence incontournable pour quiconque souhaite offrir des formations professionnelles en France. Elle atteste que les prestations de formation répondent aux critères de qualité définis par le référentiel. Elle garantit également que l’organisme de formation dispose de processus solides pour planifier, mettre en œuvre et évaluer ses formations, dans le but d’assurer une expérience de formation optimale pour les apprenants.

La procédure de certification repose sur des audits, selon des cycles de trois années : une personne habilitée par un « organisme certificateur » se rend dans vos locaux (ou à distance, ou dans tout lieu adapté à l’audit) pour vérifier la conformité de vos processus avec les critères et indicateurs du référentiel. Vous lui présentez un par un les éléments de preuve permettant d’apprécier la bonne mise en oeuvre des processus que vous avez définis, adaptés à votre organisation.

Elle comprend :

  • L’audit initial permet de vérifier que les actions de développement des compétences répondent aux exigences requises. En cas de résultats satisfaisants, la certification est délivrée pour trois ans ;
  • L’audit de surveillance, intervient au bout d’un an et demi (à mi-parcours de votre cycle de certification) et permet de s’assurer de la bonne application du référentiel ;
  • En cas de demande de renouvellement de certification de votre part, l’audit de renouvellement s’effectue durant la troisième année avant l’expiration de la certification.

La durée de chacun des audits varie en fonction du chiffre d’affaires relatif à vos activités et du nombre de catégories d’actions.

Les Exigences de Qualiopi

La certification Qualiopi couvre un large éventail d’aspects de la formation, garantissant ainsi une approche holistique de la qualité. Ces aspects essentiels sont en corrélation avec les mots-clés clés de la formation professionnelle en France :

  1. Conception des Formations : Les formations doivent être élaborées de manière à répondre aux besoins des apprenants tout en respectant les standards pédagogiques. Cela implique la définition claire des objectifs pédagogiques et des méthodes d’évaluation.
  2. Moyens Pédagogiques : Les ressources mises à disposition des apprenants, qu’il s’agisse de supports de cours, d’outils numériques ou de matériels, doivent être adaptées et de qualité. L’adaptation aux nouvelles technologies et aux méthodes d’enseignement en ligne (FOAD) est devenue cruciale.
  3. Compétences des Formateurs : Les formateurs, en tant que maillons essentiels du processus de formation, doivent démontrer leurs compétences, leur expérience et leur expertise dans le domaine enseigné. La formation de formateurs est un aspect important de cette exigence.
  4. Adaptation aux Besoins des Bénéficiaires : Les formations doivent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants. Cette personnalisation est souvent basée sur une évaluation initiale des compétences et des objectifs de formation.
  5. Prise en Compte des Retours d’Expérience : Les retours d’expérience des apprenants et des évaluations doivent être analysés de manière systématique pour améliorer constamment la qualité de la formation. L’utilisation de questionnaires et d’entretiens avec les apprenants est courante à cette fin.
  6. Démarche d’Amélioration Continue : Les organismes de formation doivent mettre en place une démarche proactive pour identifier et résoudre les problèmes potentiels, ainsi que pour améliorer en permanence la qualité de leurs formations. Cela nécessite une culture de l’évaluation et de l’amélioration constante.

Qu’est ce que les non-conformité au référentiel ?

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel.

Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Il vous faut alors les lever afin d’obtenir ou conserver votre certification. Pour éviter les non-conformités, se faire accompagner ou conseiller est la solution la plus pertinente.

Qualiopi comme Sésame pour les Financements Publics et CPF

Il est important de noter que la certification Qualiopi est devenue un critère incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et à la prise en charge par le Compte Personnel de Formation (CPF). Cela signifie que sans cette certification, il est difficile, voire impossible, de bénéficier des ressources financières publiques pour développer et dispenser des formations.

Renforcement de la Crédibilité et de la Visibilité

Outre l’accès aux financements, la certification Qualiopi offre un avantage concurrentiel indéniable. Elle renforce la crédibilité et la visibilité des organismes de formation auprès de leurs bénéficiaires et partenaires. Les clients et les financeurs peuvent avoir confiance en la qualité des formations proposées, ce qui contribue à renforcer la réputation et la pérennité de l’organisme de formation dans un marché de plus en plus concurrentiel. Il faut savoir qu’il existe d’autres labels de qualité dans le monde de la formation !

 

En conclusion, la certification Qualiopi est bien plus qu’un simple tampon d’approbation. Elle incarne l’engagement envers l’excellence dans la formation professionnelle en France, garantissant que les apprenants bénéficient de formations de qualité supérieure, adaptées à leurs besoins, et soutenues par des processus solides d’évaluation et d’amélioration continue. Pour les nouveaux entrants dans le domaine de la formation professionnelle, la certification Qualiopi représente une opportunité précieuse de se démarquer, de gagner la confiance des clients et des financeurs, et de contribuer activement à l’avenir de la formation professionnelle.

Si vous êtes un nouvel acteur de la formation et que vous cherchez à obtenir ou à maintenir la certification Qualiopi, je suis là pour vous accompagner. En tant qu’experte en formation je vous guide à chaque étape du processus, de la préparation initiale à la mise en œuvre des améliorations nécessaires. Contactez-moi pour en savoir plus. Votre réussite est ma priorité.

Certification des Soft Skills : propulsez votre offre de formation grâce à sa reconnaissance !

En tant qu’organisme de formation, vous êtes probablement conscient de l’importance croissante des soft skills dans le monde professionnel. Ces compétences comportementales sont devenues des catalyseurs de réussite, complétant les compétences techniques et favorisant une performance exceptionnelle en entreprise. Mais saviez-vous que vous pouvez désormais certifier vos formations en soft skills ? Dans cet article, plongeons dans l’univers des soft skills certifiantes et découvrons comment elles peuvent donner un coup de boost à votre offre de formation.

Comment les soft skills évoluent et deviennent des compétences clés

Les soft skills ont évolué d’atouts agréables a des compétences absolument essentielles. Les entreprises recherchent des professionnels capables de collaborer efficacement, de résoudre des problèmes de manière créative et de communiquer avec impact. Si vous lisez cet article c’est que vous avez identifié que votre rôle en tant qu’organisme de formation est de répondre a ces besoins en proposant des programmes de développement des soft skills qui transforment les individus en leaders, communicateurs aguerris et membres d’équipe exemplaires.

Les critères de certification exiges par le RS pour les formations en soft skills

Le répertoire spécifique (RS) de France compétences ouvre la porte à la certification de formations en soft skills pour les proposer sur le CPF. Pour que vos formations soient certifiées, elles doivent répondre à un besoin avéré et à des critères exigeants de qualité et de rédaction en compétences professionnelles. Vous devrez démontrer la pertinence du projet de certification, prouver votre expérience solide et mettre en place des méthodes d’évaluation rigoureuses. En certifiant vos formations en soft skills, vous renforcez la confiance des apprenants et des employeurs dans votre expertise.

L’alignement de ces compétences avec les besoins actuels du marché professionnel

Les employeurs recherchent des professionnels capables de s’adapter rapidement, de collaborer efficacement et de résoudre des problèmes de manière novatrice. Vos formations en soft skills, une fois certifiées par France Compétences, sont parfaitement alignées avec ces besoins. Elles offrent une valeur ajoutée inestimable en formant des individus capables d’intégrer des équipes diverses, de gérer des situations complexes et d’apporter des solutions créatives aux défis professionnels.

Les méthodes d’évaluation utilisées pour mesurer ces compétences de manière tangible

L’évaluation des soft skills peut sembler complexe, mais des méthodes efficaces sont utilisées pour mesurer ces compétences de manière tangible. En tant qu’organisme de formation, vous pouvez employer des mises en situation, des études de cas, des simulations et des jeux de rôle pour évaluer la mise en pratique des compétences comportementales. Ces méthodes permettent de mesurer l’application réelle des soft skills dans des contextes professionnels.

Comment cette certification peut avoir un impact considérable sur les apprenants

La certification des soft skills offre une validation concrète des compétences développées. Vos apprenants peuvent mettre en avant leur certification pour attirer l’attention des employeurs et se démarquer sur le marché du travail. Les entreprises apprécient la preuve vérifiable des compétences comportementales des candidats, ce qui peut ouvrir des portes vers des opportunités professionnelles exceptionnelles pour vos apprenants.

En conclusion, en certifiant vos formations en soft skills, vous transformez vos programmes en atouts puissants pour les apprenants et les professionnels en quête de développement personnel et professionnel. Vous offrez des compétences certifiées qui peuvent faire la différence dans la carrière de vos apprenants. Alors, préparez-vous à propulser vos offres de formation vers de nouveaux sommets en accédant à la certification des soft skills !

Les attentes de France Compétences (petite histoire pour bien comprendre)

Bienvenue dans cette série d’articles qui vise à vous éclairer sur le système de la certification professionnelle tel que défini par…

La loi pour la “liberté de choisir son avenir professionnel” du 5 septembre 2018.

Comme je ne suis absolument pas juriste ni particulièrement à l’aise avec les textes de lois, je vais vous épargner ceux-ci mais vais tenter de les vulgariser, afin de vous permettre de saisir les enjeux de cette loi et comment cela se passe concrètement pour vous, créateurs de formation. (si jamais, je vous mets le lien de la loi ici)

“Mais Julie-Anne, concrètement, cette loi elle sert à quoi ?”

Quelle bonne question, justement je vais y répondre !

La loi a pour objectif de réformer le système français de formation professionnelle et ainsi de poursuivre le travail entamé en 2014. Oui, la formation professionnelle en France a, depuis la première loi en sa faveur en 1971, connu quelques rebondissements.

Mais je vais pas vous faire un cours sur l’histoire de la formation professionnelle depuis 71, hein !

Donc on est en 2018, et depuis quelques années déjà, à Paris on se dit “C’est quand même compliqué pour les gens de comprendre comment ça marche ce système” et puis “Quand même, on peut faire mieux et rendre l’information accessible”. Mais encore “Les actifs changent de plus en plus de métier, le temps où l’on passait 40 ans dans la même entreprise et révolu !” pour aller jusqu’à “Peut-on encore parler de métier ou faut-il valoriser les compétences transversales ?”

Alors, on a mis toutes ces réflexions/questions dans un shaker et PAF on a fait une réforme avec pour objectifs principaux :

  • La simplification du système de la formation pour une meilleure lisibilité pour les actifs
  • La régulation du système de certifications professionnelles pour une meilleure visibilité du marché emploi – formation
  • L’investissement entier dans une formation tournée sur les compétences pour une meilleure… ben pour l’économie en fait.

Parmi les grandes mesures on retrouve notamment un accès facilité :

  • à l‘information (CEP, orientation, découvertes métiers)
  • à la formation et la reconversion (apprentissage, pro-A, CPF)

La notion d’action de formation est redéfinie. Exit les “formations” qui ne respectent pas ce cadre. Il s’agira d’un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel

La loi avait pour objectif de rendre les individus acteurs de leur parcours, de leur évolution professionnelle.

Côté institutionnel, la loi a modifié l’organisation entre acteurs avec notamment des modifications

  • de la collecte et de la redistribution des fonds pour la formation
  • des acteurs avec la création OPCO et France Compétences

Là, vous vous dites peut-être “Mais bon sang tout ça c’est compliqué et puis c’est du passé, il s’est passé plein de choses depuis 2018, c’est bon, on a compris comment ça marche !”

Je vous invite à réfléchir une minute alors à une autre grande mesure instaurée par la loi… Vous savez un truc assez important, c’est obligatoire, pour montrer patte blanche et bénéficier des fonds publics et mutualisés… Oui bien sûr !…

La certification Qualiopi

Alors oui, il faut en parler parce qu’en fait, tout est lié. (ils sont malins à Paris)

La loi rentre dans un cadre global dont j’ai déjà parlé plus tôt (compétences, économie, compétitivité..) qui va nourrir ces objectifs stratégiques. Et pour ce faire, il faut mettre à contribution les acteurs qui sont au centre de la machine : les organismes de formation.

“Oui mais comment on fait parce qu’en fait, y’en ai vraiment beaucoup, et aussi des touts petits” (oui on peut être “organisme de formation” quand on est seul).

Il n’y pas a pas 1000 solutions, on se dit alors qu’il faut réguler et donc imposer un cadre : c’est la naissance de Qualiopi.

Normalement si vous lisez ces lignes, vous avez déjà Qualiopi. Si ce n’est pas le cas, et que vous avez pour projet de rendre une formation certifiante, il va falloir vous y coller mais on reverra ce point lorsque nous aborderons les prérequis.

Bon, les organismes s’ils veulent bénéficier des fonds publics (financements Régions, Pôle Emploi, OPCO, répondre à des appels d’offre) devront avoir Qualiopi mais également pour le CPF.

Et là bien sûr, le sujet BRULANT du moment !! Le CPF !

La loi elle a mis un coup de pied dans la fourmilière avec le CPF. On parle de milliards d’euros à la libre disposition des individus (qui ont travaillé pour alimenter le compte) !

Assurément, cela est perçu comme une manne pour les organismes de formation, honnêtes ou moins honnêtes (le démarchage aura notre peau). D’ailleurs, les chiffres de son utilisation ont explosé, bien au delà des prévisions des pouvoirs publics. Depuis le 21 novembre 2019, MonCompteFormation a accepté 53 millions de dossiers de demande de formation, pour un total de 6 milliards d’euros dépensés.

Beaucoup de rebondissements depuis 2018, sur son utilisation et il semble que depuis quelques temps les acteurs aient compris le sens de son utilisation : le CPF doit principalement servir la validation des compétences des individus. Et pour ce faire, la formation doit être certifiante…

France Compétences entre dans la danse

Créée le 1er janvier 2019, France compétences a pour mission d’assurer le financement, la régulation et l’amélioration du système de la formation professionnelle et de l’apprentissage.

L’une de ses missions (celle qui nous intéresse dans cet article) est la suivante :

garantir l’adéquation des certifications professionnelles avec les besoins économiques et sociaux”

STOP

A-t-on vraiment besoin d’en dire plus après ça ? Est-il vraiment nécessaire d’expliquer ce qui se cache derrière cette phrase ? Bon, ok je vais le faire !

Alors oui, on se doute que votre but est de rendre votre formation éligible au CPF. C’est assurément la formulation de 95% des personnes qui me contactent pour un dépôt de titre. Les 5% qui restent, le pensent et ne le disent pas.

Sauf que France Compétences ça ne les intéresse pas, vos intérêts stratégiques et économiques d’entreprise, d’organisme de formation. L’autorité régulatrice se “fiche” (si vous me permettez l’expression) que les candidats à vos formations ne veulent utiliser que leur CPF et pas s’auto financer leur formation, ou chercher longuement un autre financement.

France Compétence veut que les parcours certifiants permettent de développer les compétences, que les certifications reconnaissent ces compétences, mais surtout que ces compétences soient utiles sur le marché du travail !!

Et oui, concrètement, l’argent du CPF (les fameux milliards, là), c’est :

  • de l’argent public
  • l’argent des entreprises

Et les entreprises et l’Etat ne veulent pas que Georgette, responsable achats dans une PME, apprenne le dessin pour faire des jolies illustrations dans ses carnets ou que Mouloud vendeur chez Dartac apprenne le cambodgien pour son prochain voyage.

DOOOOONC, là-haut (oui, ici on est en bas), ils se sont dit qu’il allait falloir être trèèèèèès exigeants pour que les organismes de formation en dessin et Cambodgien, s’ils estiment que ces compétences sont utiles sur le marché du travail, et bien ils le prouvent !

“Mais du coup, Julie-Anne, c’est quoi qu’il faut prouver ???”

Et bien, que le besoin est avéré à l’aide d’études et d’enquêtes existantes, mais aussi en menant votre propre enquête afin de recouper des éléments quantitatifs et qualitatifs en faveur de votre projet de certification.

Vous estimez que c’est possible ? C’est un bon point ! Mais ce n’est pas la seule exigence de France Compétences.

Il vous faut aussi un référentiel dont la forme varie en fonction de votre positionnement (RNCP ou RS) mais également d’autre documents à joindre à votre demande pour que soit évaluée votre qualité d’organisme certificateur.

Je vous propose de revenir en détails prochainement sur les critères sur lesquelles se base l’instruction de votre dossier ainsi que les livrables associés.

Comment rendre ma formation certifiante ?

Comment rendre votre formation éligible au CPF ?

Vous voulez que vos apprenants puissent avoir une reconnaissance de leurs compétences acquises ?

Vous vous demandez comment faire une demande à France compétences ? RS ou RNCP ?

Comment rédiger la note d’opportunité ?

Quels documents faut-il produire ?

Je vous propose une série d’articles pour vous y préparer !

Voici la série « Comment rendre ma formation certifiante et bénéficier des fonds CPF ? » !

C’est parti !…

Liste des articles :

  1. Les attentes de France Compétences (petite histoire pour bien comprendre)
  2. Les critères d’enregistrement
  3. Les prérequis
  4. Les étapes du projet de dépôt d’une demande d’enregistrement
  5. L’investissement pour le projet de dépôt, et après.
  6. Focus livrable : La note d’opportunité
  7. Focus livrable : le règlement d’examen et les procédures qualité
  8. Focus livrable : le référentiel d’evaluation