Guide complet pour la préparation à l’audit de renouvellement Qualiopi : Préconisations et conseils d’une auditrice

La certification Qualiopi, aspire à rester un standard incontournable pour les organismes de formation souhaitant bénéficier des fonds publics et mutualisés. Sa vocation : garantir la qualité des processus mis en place par ces entités. Alors que la certification est délivrée pour une durée de trois ans, son renouvellement est une étape importante pour maintenir cette reconnaissance et continuer à bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cet article vise à guider les organismes de formation dans leur préparation au renouvellement de la certification Qualiopi, en abordant les étapes essentielles et les meilleures pratiques à adopter.

Comprendre le cadre du renouvellement de Qualiopi

Le renouvellement de la certification Qualiopi doit être effectué tous les trois ans. Depuis votre dernier audit, des indicateurs ont été mis à jour et précisés en réponse aux demandes de transparence des certifiés et liées notamment aux évolutions du secteur de la formation professionnelle. Il est donc essentiel de bien comprendre ces modifications et d’évaluer votre propre conformité par rapport aux exigences actuelles.

De plus, votre organisme a vécu ! Il a pris en expérience, peut-être vécu des boulversements et l’audit vient s’assurer que cela n’a pas affecté la qualité de votre organisation, que l’apprenant est toujours au coeur de toutes vos actions. C’est l’esprit de Qualiopi.

Préparation en amont pour le renouvellement de votre certification qualité

Évaluation interne

La première étape vers un renouvellement réussi consiste à réaliser une auto-évaluation exhaustive. Cela implique de revoir tous les processus et les pratiques actuels en les comparant aux critères et indicateurs de Qualiopi.

  1. Assurez vous que vos documents de communication soient à jour (plaquettes, catalogues, programmes de formation, pages de site internet…) en indiquant la date de mise à jour et le numéro de version sur le document. Faites-le également pour les ressources pédagogiques. Assurez-vous de la mise à jour de vos indicateurs de résultats.
  2. Concernant ces indicateurs de résultats, assurez-vous d’avoir passé en revue les retours des parties-prenantes issus des enquêtes ou d’éventuelles réclamations. Assurez vous d’avoir traité les demandes, d’avoir fait évoluer en conséquence votre organisation/ vos contenus, afin de pouvoir en justifier
  3.  Mettez à jour vos outils de veille et assurez vous d’avoir mené des actions en conséquence afin d’en apporter la preuve à l’auditeur Qualiopi (exploitation de la veille !!)
  4. Identifiez les possibles adaptations menées sur des parcours pour répondre à l’indicateur 10 souvent difficile à cerner.
  5. Contrôlez la mise à jour de vos outils de suivi des ressources (organigramme, suivi des sous-traitants, plan de développement des compétences etc.)
  6. Menez une action auprès de vos sous-traitants pour vous assurer qu’ils respectent le référentiel.
  7. Vérifiez votre conformité au référentiel sur la partie accueil de personnes en situation de handicap : les avez-vous bien identifiées, si oui, en avez-vous constaté, si oui qu’avez vous mené à bien pour faciliter leur intégration dans son parcours ? Votre liste de ressources est-elle à jour ? Votre référent est-il à jour en matière d’actualisation des connaissances/ compétences
  8. Menez un auto-audit sur un ou deux dossiers et balayez votre process, entrainez vous à aller chercher les preuves (par exemple sur la session X de 5 jours du 15 au 20 octobre, ai-je bien déroulé mon process : analyse du besoin de chaque apprenant/de l’entreprise, définition d’objectifs cohérents, positionnement, information sur les conditions de déroulement, évaluation, envoi des ressources, envoi des enquêtes, relances…)
  9. Relisez vos précédents rapports et notamment les précédentes non-conformités le cas échéant pour vous assurer de votre conformité (l’auditeur peut insister sur ces indicateurs)
  10. Assurez-vous d’avoir respecté la charte d’usage de la marque Qualiopi.

Mise à jour des processus

Suite à l’évaluation interne, il convient de mettre à jour les processus et les pratiques conformément aux manques identifiés ou à de nouvelles exigences. Cela peut inclure la formation/sensibilisation des employés et sous-traitants, la mise à jour des documents internes, et l’amélioration de votre système de gestion de la qualité.

Documentation et preuves à fournir

Préparer et organiser les documents et les preuves nécessaires est une étape fondamentale qui vous permettra de gagner en sérénité le jour J. Je vous recommande de créer une liste exhaustive des documents types utilisés et de maintenir un système de gestion documentaire rigoureux pour faciliter l’accès et la présentation des preuves lors de l’audit. Certains pensent à tort qu’en perdant du temps à chercher des documents l’auditeur en regardera moins… C’est globalement faux et vous risquez d’agaccer l’auditeur, qui vous pourra vous dire de chercher pendant la pause, se le notera, pour avancer sur la suite.

La procédure de l’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement se déroulera selon une série d’étapes bien définies. Tout d’abord, il procèdera à un échantillonage, je vous conseille donc de dresser une liste des sessions ayant eu lieu avec le nombre de stagiaires, les modalités pédagogiques et de financement pour l’aider à guider son choix. Ensuite il examinera les preuves en lien avec chaque indicateur et évaluera les pratiques en place.

Se préparer minutieusement à cet audit est primordial : je vous recommande vivement de réaliser un audit à blanc pour s’assurer que tous les processus fonctionnent de manière fluide et conforme.

Gestion des non-conformités et actions correctives

Il est possible que l’audit révèle certaines non-conformités, même lorsqu’un audit à blanc a été réalisé et n’en a pas relevé. Dans ce cas pas de panique, une gestion efficace et rapide est possible.

1. Identification et analyse des non-conformités

Dès que des non-conformités sont identifiées lors de l’audit, il est essentiel de bien les comprendre en échangeant avec l’auditeur. Cela inclut la nature de la non-conformité, l’écart avec le niveau attendu, et les preuves associées jugées insuffisantes par l’auditeur. Une lecture de l’indicateur de son niveau attendu, des exemples des éléments de preuves permettra une analyse approfondie qui aidera à comprendre les causes sous-jacentes de la non-conformité.

2. Élaboration du plan d’actions correctives

Pour chaque non-conformité identifiée, un plan d’actions correctives spécifique doit être développé. Ce plan devrait inclure :

  • Actions à prendre : Détaillez les mesures spécifiques qui seront mises en œuvre pour corriger la non-conformité.
  • Responsabilités : Assignez chaque action à un membre de l’équipe le cas échéant.
  • Délais : Fixez des échéances claires pour la réalisation de chaque action.
  • Ressources nécessaires : Identifiez toutes les ressources requises pour mener à bien les actions, telles que les outils, les formations, ou le soutien externe.

Dans le cas d’une non-conformité mineure, la présentation du plan d’action si jugé pertinent par l’auditeur suffit. La vérification de la mise en oeuvre se fera à la surveillance. Dans le cadre d’une majeure, l’auditeur ne rendra son rapport qu’une fois celle(s)-ci levée(s). Ce n’est qu’une fois la NC levée que la certification peut vous être délivrée… attention aux délais !

3. Mise en oeuvre des actions

Que ce soit sur des NC mineures ou majeures, la mise en œuvre des actions correctives doit être suivie de près. Il est important de communiquer régulièrement avec les équipes concernées pour s’assurer que les actions sont réalisées dans les délais et selon les modalités prévues. Des réunions de suivi périodiques peuvent être utiles pour évaluer les progrès et ajuster le plan si nécessaire, afin de le communiquer rapidement à l’auditeur.

4. Vérification et validation

Une fois les actions correctives mises en œuvre, il est essentiel de vérifier leur efficacité. Cela peut nécessiter un audit interne ou une revue par l’auditeur. Il est important que les actions prises résolvent effectivement les non-conformités sans introduire de nouveaux problèmes.

5. Documentation 

Toutes les actions entreprises et les résultats obtenus doivent être documentés de manière exhaustive. Un rapport final détaillant les non-conformités, les actions correctives prises, et l’efficacité de ces actions sera rédigé par l’auditeur. Ce rapport sera la base sur laquelle l’auditeur s’appuiera à l’audit suivant et pour le renouvellement de la certification.

6. Préparation pour l’audit de surveillance

Préparez-vous pour l’audit de surveillanc en organisant les preuves des actions correctives prises pour les NC mineures et en vous assurant que tous les changements sont bien intégrés dans les processus organisationnels. Cela démontrera non seulement la conformité mais aussi l’engagement envers l’amélioration continue.

 

Le renouvellement de la certification Qualiopi est donc une opportunité pour les organismes de formation de réaffirmer leur engagement envers la qualité. En suivant les étapes décrites et en se préparant de manière adéquate, vous pourrez aborder cette étape importante de la vie de votre entreprise avec confiance et sérénité.

Ne laissez pas le renouvellement de votre certification Qualiopi devenir une source de stress. Anticipez et planifiez votre préparation en vous appuyant éventuellement sur un conseil expert pouvant vous fournir une assistance sur-mesure.

Si vous avez des questions spécifiques ou si vous souhaitez discuter d’aspects particuliers non couverts ici, n’hésitez pas à me contacter.